会場調整会について

はじめてご利用になる方は「会場利用について」のページを確認のうえ、お読みください。

  公民館の会場をより多くの団体が利用できるよう、会場調整の場を設けています。令和5年7月から令和5年10月(ロビーは令和5年8月から令和5年11月)の利用希望は以下の方法で、調整会へご参加ください。ご協力をお願いいたします。

(注)昨年度から実施していた、新型コロナウイルス感染拡大防止による定員制限は撤廃し、従来の定員に戻しました。(各会場の定員に関してはこちらをご覧ください。)
 

会場調整の方法

(1)「公民館会場等使用調整会参加申込書」の提出

公民館1階入口正面にある会場別ポストに参加申込書を投入する。(ポスト投入期間は、以下のとおりです。期間がこれまでより短くなっていますのでご注意ください。)

(2)重なりのある団体へのお知らせ

以下の日程で、会場別ポスト付近に掲示します。ホームページでもご覧いただけます。(電話でのご連絡はいたしません。)

掲示のなかった団体・・・
会場調整会翌日以降、2階事務室にて、本申込により予約の確定をしてください。

(3)重なりのある団体の会場調整会への参加

重なりのあった団体は、1団体1名必ずご参加ください。参加する方は、第1希望が取れなかった場合にも、別の候補日や会場を想定できる、最終的な判断ができる方としてください。(参加しなかった場合は、使用希望は取り消しとなります。)

(4)会場調整会後の予約方法

・2階事務室での受付・・・調整会当日の午後2時から

・電話での仮予約・・・調整会当日の午後3時から

今後の会場調整会日程

 (注)予約重なりのある、なしに関わらず、電話による連絡はいたしません。(ご不明な点は、公民館へお問い合わせください。)

(注)会場調整会へは、1団体1名の方が、第1希望がとれなかった場合の別の候補日も想定して、活動日を決定できる方がご参加ください。

会場使用の調整は、次のように行います。

実施日

• 使用を希望する月の前月の第1土曜日(ただし、第1土曜日が祝日のときは、翌日の日曜日)に行います。
• 調整会に参加する団体は、必ず上記のポスト投入期間内に所定のポスト(1階)へ「調整会参加申込書」を入れてください。 用紙はポストに置いてあります。

(「調整会参加申込書」の記入： 申し込みできるのは1週間に1回、1会場です。申込書は会場ごとに記入してください。1回の使用時間は最大4時間半です。午前枠、午後枠、夜枠の3つの時間帯で、午前枠は概ね午後1時半まで、午後枠は午後7時までを限度とします。利用時間には、準備・後片付けも含めてください。)

時間

午前10時から行います。重なりのある団体は必ずご参加ください。

調整

使用希望の会場・時間帯が重なっているときは調整を行います。
    -1重なっているサークル・団体は、お互いに話し合ってください。
    -2他の会場に空きがあれば、会場調整会の最中に再申込みができます。
【注意】重なっているサークル・団体が調整会に参加されなかったときは、使用希望は取り消しとなります。
調整は、会場ごとに順番で行いますので、重なった場合はご自分の団体が申し込んだ会場の調整が終了するまでお残りください。
 

調整の結果・会場の本申込み

調整の結果は仮予約ですが、すぐに調整会場で本申し込みができます。

なお調整会に参加しなくても、調整会の当日の午後2時から従来どおりの申し込み手順で、会場を使用することができます。また、電話での仮予約は調整会の当日午後3時より受け付けます。

公民館の会場貸出しは社会教育法22条に基づき市民の学習活動援助のために行っています。調整は団体間で行われることが望ましいと考えますので、市民の皆様のご協力をお願いします。